Учет товаров на предприятии – дело кропотливое, требующее хорошей организационной работы. Каждое лицо, отвечающее за то или иное звено в товарном обороте и документообороте должно иметь строго определенные обязанности, и ответственно относится к процессу складского учета. Если поставщик неправильно составил накладную, а кладовщик по этой накладной неправильно принял товар, то ответственность, естественно, ляжет на кладовщика. При работе продавца с покупателем та же ситуация – будет виноват продавец. Складской учет – это не просто правильное оформление всех документов в программе, это хорошо налаженная работа всего коллектива, и ведение всех документов в соответствии с установленным в вашем предприятии документооборотом.

Рассмотрим подробнее схему простейшего складского учета в магазине розничной торговли.

1. Поставщик привез товар на склад. Кладовщик принял товар, поправил накладную поставщика, если тот ошибся с количеством (при наличии печати у поставщика), или отправил поставщика восвояси при отсутствии таковой. Далее, расписавшись в получении товара, кладовщик передает накладную менеджеру, который проставляет на накладной внутренний артикул (при ведении уникального для каждого товара внутреннего артикула) для облегчения работы учетчика, помечает новый (впервые прибывший, и не введенный в базу данных) товар, (при необходимости, пишет наименование этого товара, как его надо вбить в справочник товаров). Так же менеджер делает пометку на накладной, как будет производиться оплата товара (покупка, отсрочка платежа, или товар взят на реализацию), проставляет продажные цены (или процент наценки на каждый товар), указывает, на какой склад должен быть оприходован товар, и передает накладную учетчику (оператору складского учета). Оператор вбивает накладную, с учетом отметок менеджера, и выдает распечатки – прейскурант цен и/или ценники. При необходимости печатается накладная на поступление (если исправлялась накладная поставщика, и/или в архив), а так же счет-фактура (оба документа в этом случае заверяются поставщиком, кладовщиком и бухгалтером соответственно, копии отдаются поставщику).
2. Менеджер по прейскуранту определяет количество товара, необходимое для передачи со склада в торговый зал, и передает это указание учетчику. Тот составляет накладную на перемещение этого товара (при установке компьютера на складе, эту работу выполняет кладовщик, так же, как и все остальные перемещения в течение дня). Далее, документы накладная на перемещение (две копии), прейскурант цен и/или ценники передаются кладовщику, который выдает товар со склада в торговый зал, где за получение товара расписывается продавец, оставляя у себя одну копию накладной на перемещение, прейскурант цен и/или ценники. Таким образом, за товар, находящийся в торговом зале несет ответственность продавец.
3. Процесс продажи товара покупателю может быть разный (самообслуживание, кассовый аппарат в каждом отделе, или выписка товарного чека). Также, учтем тот вариант, что при кассовом аппарате, подключенном к компьютеру, сильно упрощается ввод розничной продажи в рабочую базу данных. Рассмотрим схему с выпиской товарного чека. Продавец выписывает товарный чек, с которым покупатель отправляется к кассе, где кассир принимает у покупателя деньги за товар и выдает кассовый чек. Покупатель получает товар у продавца, который должен убедится в соответствии информации на кассовом чеке товарному чеку. Кассовый чек и, при необходимости, копия товарного чека (если касса не пробивает на чеке наименование и количество товара) отдается покупателю вместе с товаром.
4. Оплата товара поставщику. Поставщик должен иметь при себе соответствующие документы (накладную, паспорт и доверенность от фирмы). Менеджер дает указание учетчику (оператору складского учета) на составление отчета по задолженности для данного поставщика, с учетом того, какая форма оплаты фигурирует в договоре (полная оплата, отсрочка платежа, оплата по реализации товара), так как один и тот же поставщик может возить товар как в покупку, так и на реализацию. Если поставщик получает деньги и за купленный, и за реализованный товар, учетчик должен предоставить два отчета (отдельно по задолженности за закупленный предприятием товар, отдельно по задолженности за реализованный товар). В программе это отчеты->по поставщикам->товарные задолженности или долги по отгрузке и консигнации. На основе отчета менеджер указывает учетчику составить (или составляет сам) два расходных кассовых ордера – один за закупленный товар, второй – за реализованный. При этом, учетчик должен первым расходником закрыть накладные на поступление, оформленные как покупка товара, а вторым – оформленные как реализация товара. С подписанными расходными кассовыми ордерами поставщик получает деньги у главного кассира, который должен проверить паспортные данные и забрать доверенность на получение денег.
5. Закрытие дневных продаж происходит или в конце текущего рабочего дня, после закрытия магазина, или в начале следующего. При работе с кассовым аппаратом, подключенным к компьютеру, данный процесс не занимает много времени (в основном, время тратится на поиск ошибок по пересортице). Накладная на отпуск оформляется временем закрытия магазина, и сразу оплачивается приходным кассовым ордером (при этом происходит сверка с главным кассиром, по полученным с кассы деньгам). После чего можно сразу посмотреть дневную прибыль магазина в отчете по отгрузке товара, или в справочнике "Отгрузка-реализация".
6. Безналичный расчет – документы оформляет оператор складского учета, или менеджер по продажам. Товар резервируется на складе счетом на продажу (при наличии установленного флажка константы->Основные->резервировать товар счетами на продажу), срок действия счета на продажу по умолчанию выставляется там же (флажок "срок действия счета на продажу"). Счет оплачивается входящим платежным поручением, после чего покупатель с доверенностью на получение товара забирает товар со склада у кладовщика с распечатанными документами "накладная на отпуск", "счет-фактура" и "товарно-транспортная накладная". Копии с подписью остаются в архиве.
7. Возврат товара поставщику происходит при наличии у поставщика доверенности на получение товара, при этом оператор складского учета должен по требованию менеджера распечатать остатки товара по поставщику (отчеты->по поставщикам->остатки товаров от поставщика). По отмеченным в отчете товарам оператор складского учета составляет и распечатывает возврат товара поставщику. Кладовщик по этим документам выдает товар, расписывается, и оставляет заверенную поставщиком копию возврата. При необходимости возврат оплачивается приходным кассовым ордером, или входящим платежным поручением.
8. Возврат товара от покупателя производится при наличии кассового (и товарного чека), при этом желательно, чтобы менеджер дал указание учетчику проверить, отгружался ли этому покупателю данный товар в тот день по дате, указанной на чеке. Составляется возврат товара от покупателя, и оплачивается приходным кассовым ордером. Желательно, чтобы возврат был связан с той накладной на отпуск, по которой был продан этот товар, но это не обязательно. Возврат составляется или сразу на склад, или в торговый зал (в этом случае, перевод товара из торгового зала на склад осуществляется через накладную на перемещение, заверенную кладовщиком и продавцом)
9. Списание товара оформляется актом списания только в том случае, если за потерю (порчу товара) никто конкретно из сотрудников предприятия ответственности не несет. В том случае, если виновный обязан оплатить предприятию стоимость ущерба (либо закупочную, либо продажную цену испорченного (утерянного) товара)составляется накладная на отпуск этого товара данному сотруднику, и полученные с него деньги оформляются приходным кассовым ордером, оплачивающем данную накладную.
10. Инвентаризация представляет собой корректировку данных в базе по реально подсчитанным остаткам товара на определенный момент времени. Оформляется в виде акта списания, или накладной на отпуск через фиктивный документ "ввод остатков", который не сохраняется. Излишки товара, обнаруженные на складе от пересортицы, оформляются в виде накладной на поступление, которая тут же оплачивается. Созданные фиктивные документы должны быть оформлены таким образом, чтобы в итоге не повлиять на сальдо поставщиков и покупателей. (к примеру, если по конкретному поставщику был создан фиктивный документ, накладная на поступление на сумму 1 000 руб, то должен быть создан и фиктивный расходный кассовый ордер по этому поставщику тоже на сумму 1 000 руб.) Имеет смысл в основании таких документов указывать, что документ фиктивный, а также помечать флажком "Спец", чтобы в дальнейшем иметь возможность распечатать поставщику документальный оборот из "просмотра документов" без фиктивных документов.

  На ведение складского учета сильно влияет время оформления документов, так как товар, который не успел придти на склад не может продаваться, или быть перемещенным на другой склад. Так же, как и товар не может быть возвращен от покупателя, если он продан этому покупателю в накладной на отпуск, по времени проходящей позже, чем оформлен возврат.

  Временная очередность оформления товарных документов (время корректируется в каждом конкретном документе, вне зависимости от даты и времени создания документа)

1. Накладная на поступление товара
2. Накладная на перемещение товара в торговый зал
3. Накладная на отпуск товара покупателю
4. Возврат товара от покупателя
5. Перемещение товара с торгового зала на склад
6. Возврат товара поставщику

* временная линия распространяется на движение одного товара в передах одного дня.